Verwerkersovereenkomst Plandora

Concept, versie 1, 20 oktober 2026. Laat dit door een jurist controleren.

Partijen

1. Pretzel, een eenmanszaak, handelend onder de naam Plandora, gevestigd te Beerninksweg 29, 7621 XT Borne, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 760278654, hierna "Plandora" of "de Verwerker";
2. Het bedrijf dat een abonnement op Plandora heeft, met de bedrijfsgegevens zoals die bij zijn account zijn vastgelegd, hierna "de Abonnee" of "de Verwerkingsverantwoordelijke".

Plandora en de Abonnee samen: "Partijen".

Overwegingen

A. Plandora levert aan de Abonnee een softwarepakket voor planning, uren, facturatie en bijbehorende onderdelen ("Plandora" of "de Dienst"), op grond van een abonnement en de Algemene Voorwaarden. B. Bij het gebruik van de Dienst verwerkt Plandora persoonsgegevens namens de Abonnee. C. Partijen willen met deze overeenkomst voldoen aan artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming ("AVG").

Artikel 1. Definities

De begrippen persoonsgegevens, verwerken, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene, ontvanger, derde, toezichthouder en inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.

Artikel 2. Onderwerp en duur

1. Deze overeenkomst geldt voor alle verwerking van persoonsgegevens die Plandora namens de Abonnee uitvoert bij het leveren van de Dienst.
2. De overeenkomst begint op het moment dat de Abonnee het abonnement afsluit en deze overeenkomst accepteert, en eindigt automatisch op het moment dat het abonnement eindigt. Artikel 11 blijft ook daarna gelden voor zover nodig.
3. Waar deze overeenkomst afwijkt van de Algemene Voorwaarden, gaat deze overeenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens voor.

Artikel 3. Aard en doel van de verwerking

1. Plandora verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend om de Dienst te leveren en op documenteerde instructies van de Abonnee. De Abonnee geeft zijn instructies door zijn gebruik van de Dienst en de instellingen daarin, en door schriftelijke verzoeken (ook per e-mail).
2. De aard van de verwerking: opslaan, ordenen, tonen, wijzigen, doorsturen aan de personen die de Abonnee toegang geeft, verwijderen en het maken van back-ups en logboeken.
3. De soorten persoonsgegevens en de categorieën betrokkenen staan in Bijlage A.
4. Plandora verwerkt geen persoonsgegevens voor eigen doeleinden, behalve voor zover Plandora zelf verwerkingsverantwoordelijke is voor de gegevens van de Abonnee zoals beschreven in de privacyverklaring (bijvoorbeeld het account, de facturatie en de beveiliging van de Dienst).

Artikel 4. Verplichtingen van de Abonnee

1. De Abonnee is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking, voor het informeren van betrokkenen en voor het beheren van wie toegang heeft.
2. De Abonnee mag alleen gegevens in de Dienst zetten waarvoor hij een grondslag heeft, en maakt de keuzes die de Dienst biedt (bijvoorbeeld bewaartermijnen) bewust.
3. De Abonnee zorgt ervoor dat zijn gebruikers de beveiligingsmaatregelen volgen die de Dienst vraagt (sterke wachtwoorden, tweestapsverificatie wanneer ingesteld) en houdt zijn inloggegevens geheim.

Artikel 4a. Bijzondere categorieën en identiteitsbewijzen

1. De Dienst biedt functies waarmee de Abonnee gegevens kan vastleggen die extra gevoelig zijn, zoals een kopie van een identiteitsbewijs, het burgerservicenummer (BSN), en de melding dat iemand ziek is of afwezig. De Abonnee mag deze gegevens alleen vastleggen voor zover de wet dat toestaat en toont dat zelf aan.
2. Plandora behandelt deze gegevens met extra beveiliging (zie Bijlage C) en legt vast wanneer ze zijn bekeken.

Artikel 5. Geheimhouding

1. Plandora zorgt dat de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens gebonden zijn aan geheimhouding.
2. Plandora geeft alleen toegang aan personen voor wie dat nodig is om de Dienst te leveren of te beheren.

Artikel 6. Beveiliging

1. Plandora treft passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onrechtmatige toegang en onrechtmatige verwerking, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten en de risico's. De maatregelen op de datum van deze overeenkomst staan in Bijlage C.
2. Plandora kan de maatregelen wijzigen als dat de beveiliging niet vermindert. Plandora laat de Abonnee weten als een wijziging de maatregelen in Bijlage C wezenlijk aanpast.
3. De Abonnee beoordeelt zelf of de maatregelen passend zijn voor de gegevens die hij verwerkt.

Artikel 7. Subverwerkers

1. De Abonnee geeft Plandora algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De subverwerkers op de datum van deze overeenkomst staan in Bijlage B en worden bijgehouden op plandora.nl/subverwerkers.
2. Plandora laat de Abonnee minimaal 30 dagen van tevoren weten (per e-mail of in de Dienst) als er een subverwerker bij komt of verandert. De Abonnee kan binnen die termijn schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken. Komen Partijen er niet uit, dan mag de Abonnee het abonnement per de datum waarop de wijziging ingaat opzeggen, zonder opzegvergoeding, voor zover het abonnement daarvoor opzegbaar is.
3. Plandora sluit met elke subverwerker een overeenkomst met dezelfde verplichtingen als in deze overeenkomst, voor zover redelijkerwijs mogelijk bij de standaardvoorwaarden van de leverancier, en blijft jegens de Abonnee verantwoordelijk voor de nakoming door de subverwerker.
4. Een dienst die de Abonnee zelf koppelt (bijvoorbeeld een boekhoudpakket zoals Informer) is geen subverwerker van Plandora. De Abonnee sluit daarvoor zelf een overeenkomst met die leverancier.

Artikel 8. Doorgifte buiten de EER

1. Plandora verwerkt de persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte, behalve voor zover Bijlage B anders vermeldt.
2. Gaan gegevens toch naar een land buiten de EER (bijvoorbeeld bij betalingen via Stripe), dan zorgt Plandora dat daarvoor een passend beschermingsniveau bestaat: een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een gelijkwaardige maatregel.

Artikel 9. Rechten van betrokkenen

1. Ontvangt Plandora een verzoek van een betrokkene over gegevens die Plandora namens de Abonnee verwerkt, dan verwijst Plandora die betrokkene door naar de Abonnee en laat de Abonnee dit weten, tenzij de wet iets anders vereist.
2. Plandora helpt de Abonnee met passende technische en organisatorische maatregelen om verzoeken van betrokkenen te beantwoorden. De Dienst bevat functies om de gegevens van een medewerker te exporteren en te verwijderen.
3. Redelijke extra werkzaamheden die niet met de functies in de Dienst kunnen, mag Plandora tegen het dan geldende uurtarief in rekening brengen na overleg.

Artikel 10. Datalekken

1. Plandora meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de Abonnee raakt zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 48 uur nadat Plandora er kennis van heeft genomen, aan het contactadres dat de Abonnee in de Dienst heeft ingesteld.
2. De melding bevat, voor zover bekend: de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens en groepen betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen, en de genomen en voorgestelde maatregelen. Ontbrekende informatie levert Plandora zo snel mogelijk na.
3. De Abonnee beoordeelt zelf of hij de inbreuk moet melden bij de toezichthouder en aan betrokkenen. Plandora helpt daarbij.
4. Plandora houdt van elke inbreuk een register bij.

Artikel 11. Einde van de overeenkomst, teruggeven en verwijderen

1. Na het einde van het abonnement kan de Abonnee gedurende 30 dagen zijn gegevens exporteren met de functies in de Dienst. Op verzoek helpt Plandora daarbij.
2. Daarna verwijdert Plandora de persoonsgegevens van de Abonnee, behalve voor zover een wettelijke plicht bewaren vereist. Back-ups worden binnen 35 dagen daarna overschreven. Op verzoek bevestigt Plandora schriftelijk dat de gegevens zijn verwijderd.
3. Gegevens waarvoor Plandora zelf verantwoordelijk is (zoals facturatiegegevens) bewaart Plandora zo lang als de wet vereist, zie de privacyverklaring.

Artikel 12. Controle

1. Plandora stelt de Abonnee op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat Plandora deze overeenkomst nakomt, bijvoorbeeld Bijlage C, het verwerkingsregister voor zover het de Abonnee betreft, en samenvattingen van beveiligingstesten.
2. De Abonnee kan een controle (audit) laten uitvoeren, maximaal één keer per jaar, na minimaal 30 dagen schriftelijke aankondiging, door een onafhankelijke deskundige die gebonden is aan geheimhouding, tijdens kantooruren, zonder de dienstverlening onredelijk te verstoren en zonder inzage in gegevens van andere abonnees. De kosten van de controle zijn voor de Abonnee. Een controle door de toezichthouder blijft altijd mogelijk.
3. Plandora is een klein team. Daarom spreken Partijen bij een controle in redelijkheid een planning af.

Artikel 13. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Partijen onder deze overeenkomst valt onder de aansprakelijkheidsbepalingen van de Algemene Voorwaarden. Een boete die de toezichthouder aan een Partij oplegt, kan die Partij alleen verhalen voor zover de wet dat toestaat.

Artikel 14. Slotbepalingen

1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel, tenzij de wet iets anders dwingend voorschrijft.
2. Wijzigingen van Bijlage B volgen de procedure van artikel 7. Overige wijzigingen zijn alleen geldig als Partijen die schriftelijk (ook digitaal) overeenkomen.
3. Is een bepaling niet geldig, dan blijven de overige bepalingen gelden.

Aanvaarding: de Abonnee aanvaardt deze overeenkomst digitaal bij het afsluiten van het abonnement. Plandora bewaart datum, tijd en naam van degene die heeft aanvaard.

Bijlage A. Gegevens en betrokkenen

Soorten persoonsgegevens (afhankelijk van wat de Abonnee invoert en welke onderdelen hij gebruikt):

• Identificatie en contact: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, foto.
• Medewerkers en ZZP'ers: functie, contractvorm, diensten en roosters, gewerkte uren, geklokte tijden en locatie bij het klokken, verlof en afwezigheid, melding van ziekte of te laat komen, tarieven en beloning, opgave van kosten, bankrekeningnummer, bedrijfsgegevens van een ZZP'er (KvK, btw-nummer), documenten (bijvoorbeeld diploma's, certificaten, verklaringen), kopie van een identiteitsbewijs en burgerservicenummer (BSN) voor zover de Abonnee die vastlegt, noodcontact.
• Klanten (opdrachtgevers) en hun contactpersonen: naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, locatiegegevens, afspraken en facturen.
• Sollicitanten (Werving): naam, contactgegevens, antwoorden op vragen, bijlagen, afspraken, uitslag.
• Gebruik: inloggegevens, rollen, logboeken van toegang en handelingen, instellingen.
• Betaal- en factuurgegevens met betrekking tot de Abonnee.

Bijzondere categorieën en gevoelige gegevens: gegevens over gezondheid (melding van ziekte, voor zover vastgelegd), burgerservicenummer, kopie van een identiteitsbewijs.

Categorieën betrokkenen: medewerkers (loondienst) van de Abonnee, ZZP'ers en hun ingehuurde medewerkers, sollicitanten, klanten (opdrachtgevers) en hun contactpersonen, gebruikers die de Abonnee uitnodigt (planners, financieel, administratie), externe controleurs of accountants die de Abonnee toegang geeft.

Doel: het plannen, uitvoeren en administreren van diensten, het bijhouden van tijd, het factureren, het naleven van wettelijke plichten van de Abonnee, het beheren van kwaliteit en veiligheid, en het werven van personeel.

Bewaartermijnen: de Abonnee bepaalt de termijnen, binnen de mogelijkheden van de Dienst. De standaardinstellingen staan in het document Bewaartermijnen (document 07).

Bijlage B. Subverwerkers

Zie het document Subverwerkers (document 02), dat op de website staat. Op de datum van deze overeenkomst:

Bijlage C. Beveiligingsmaatregelen

Zie document 05 (Beveiligingsmaatregelen). Samengevat: toegang alleen met een persoonlijk account en sterk wachtwoord, tweestapsverificatie, versleutelde verbindingen, versleuteling van gevoelige gegevens als het BSN, logboeken van toegang tot gevoelige gegevens, back-ups, beperkte toegang voor medewerkers van Plandora, en automatisch opruimen van gegevens na de ingestelde bewaartermijn.